DIGITALIZACIÓN E INDEXACIÓN DE DOCUMENTOS

1-Se digitalizan e indexan todos y cada uno de los documentos que reposan en la bodega de archivos conservando el orden y las respectivas carpetas para lograr un manejo electrónico de ellos.

2-Se archivarán en forma adecuada y actualizada todos los documentos físicos que se digitalizaron.

3- Al final del ejercicio se entregará todo el archivo de documentos, con sus respectivas carpetas y sub-carpetas en forma electrónica y en el formato requerido por el cliente.

BENEFICIOS:

Evitamos la pérdida o deterioro de documentos, ya sea por mal manejo o causa del tiempo y que pueden ser esenciales y necesarios para la empresa en cualquier momento.
Menor espacio, quedando toda una oficina o bodega llena de documentos, digitalizada e indexada para tener un manejo electrónico de todo.
Menor tiempo y mayor agilidad para localizar o ubicar un documento.
Se administran y mantienen las informaciones completas requeridas en un único repositorio.
Se elimina la pérdida de documentos y alteración de la información no auditada.
Se eliminan los costos asociados con los procesos en papel (impresión, copias y demás).
Se hace una auditoría de toda la información ingresada, almacenada, recuperada y distribuida.
Se mantiene la disponibilidad de la información para que los usuarios internos permanezcan en servicio y productivos continuamente.
Se aumenta la satisfacción de usuarios internos y del cliente.
Logramos una herramienta que incluye una seguridad integral, utilización de perfiles de usuarios, lista de controles de acceso y seguridad por documento.
Les permite generar copias de respaldo las cuales pueden ser almacenadas en distintos medios y sitios.
En resumen estamos logrando que su empresa logre varios objetivos importantes:
Gran calidad de servicio
Menor tiempo de búsqueda.
No hay manipulación de documentos físicos.
Se evita la pérdida o substracción de documentos.
Respuesta rápida y oportuna a las solicitudes del cliente.
Manejo de registros acordes a las reglamentaciones internas y externas (normas ISO).
Reducimos costos en tiempo, impresión, copias, equipos, metros de almacenamiento y lugares de equipos.
Se automatizan y aceleran los procesos de negocio.

PROCESO:

El proceso de digitalización e indexación de los documentos físicos encontrados en el archivo se llevarán a cabo según las exigencias del cliente, puede ser en sus propias instalaciones u oficinas, para lo cual nosotros ubicaríamos nuestros equipos y personal en el lugar indicado, regidos por su horario de trabajo y demás normas de la empresa.
En caso contrario trasladaríamos el archivo a nuestras oficinas para ser digitalizado e indexado y de igual manera regresaríamos dicho archivo físico a su sitio de origen.
Podemos hacer entregas de nuestro avance a diario, semanal, quincenal, mensual o como el cliente nos lo indique.
Los informes se entregarán en el formato indicado por el cliente.
El archivo de documentos físicos se entregará actualizado y en forma ordenada para lograr menor espacio y evitar que el tiempo lo continúe deteriorando.
Actualizado: nuevas carpetas, mejor orden y perfecto almacenamiento.
Durante todo el tiempo utilizado en digitalización e indexación, el cliente puede tener una auditoría permanente de nuestra labor, hacer sus sugerencias y todo lo que nos lleve a brindar a Ustedes una plena satisfacción, actualización y modernismo de su empresa.

Contamos con lo siguiente:

Equipos de alta tecnología
Operadores calificados y garantizados por una marca importante en el mercado.
Personal altamente calificado y garantizado.
Consultores de diferentes licenciaturas de acuerdo a la labor del cliente, puede ser un ente gubernamental, un juzgado, una notaría, un banco, una financiera o cualquier rama a la que se dedique.
Nuestro estricto cumplimiento, ética en el trabajo y honestidad son nuestra mayor garantía.